Mehmet ÇEPNİ
Yazı İşleri Müdür V.

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

* Müdürlüğümüz, İl Genel Meclisi Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek,

* İl Genel Meclisinde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların meclis gündemine alınması ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,

* İl Genel Meclisi gündeminin üyelere tebliği, çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,

* İl Genel Meclisinin karar alması halinde; İl Genel Meclisi  görüşmelerinin sesli ve/veya görüntülü kayıt cihazlarıyla kaydının yapılmasını sağlamak ve kayıtlarını arşivlemek,

* Ses kayıtlarını çözerek yazılı tutanak haline getirmek ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak,

* Tutanaklara uygun olarak meclis kararlarını yazmak ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak,

* İl Genel Meclis kararlarının Valilik Makamına gönderilmesini sağlamak,

* Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere ulaştırılması ve çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,

* İl Genel Meclisince komisyonlara havale edilen teklif ve önergelerin komisyonlara iletilmesini sağlamak,

* Komisyonlarca düzenlenen rapor ve eklerinin çoğaltılarak meclis üyeleri ile ilgililere dağıtımını sağlamak,

* Meclis kararları, toplantı tutanakları ve komisyon raporlarının arşivlenmesini sağlamak,

* Yıl sonunda İl Genel Meclisi kararlarının toplu olarak ciltlenerek defter haline getirilmesini sağlamak. Elektronik ortamda “karar organları” modülünü  kullanarak Meclis Kararlarının kayıt işlemini yapmak,

* Meclis Üyelerinin huzur haklarının ödenmesiyle ilgili işlemleri yapmak,

* Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,

* Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,

* Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası, arşivlenmesini sağlamak,

* İl Genel Meclisi ile ilgili İçişleri Bakanlığının Tamim ve Genelgelerinin takibi ile tetkiki ve uygulamasını sağlamak,

* Meclis Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlatmak,

İL ENCÜMENİ İŞLERİ

* İl Encümen gündeminin hazırlanması ve toplantı öncesi üyelere ulaşmasını sağlamak,

* Araştırma, inceleme, eksiklik ve benzeri nedenlerle daha sonra görüşülmek üzere incelemeye alınan tekliflerin seyrini takip etmek,

* Gündem ile ilgili olarak gelen rapor ve benzeri dokümanın çoğaltılmasını, üyelere ve ilgililere dağıtılmasını sağlamak ve takip etmek,

* Yıl sonunda İl Encümeni kararlarının toplu olarak ciltlenerek defter haline getirilmesini sağlamak. Elektronik ortamda “karar organları” modülünü  kullanarak Encümen Kararlarının kayıt işlemini yapmak,

* İl Encümenince alınan kararların yazılması, başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,

* İşlemi tamamlanan Encümen kararlarının ilgili iç ve dış birimlere iletilmesini sağlamak,

* İl Encümeni kararlarının arşivlenmesini sağlamak,

* 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre İl Encümenince ihalesi yapılacak olan işlerde, Birim Müdürlükleri tarafından eksiksiz olarak hazırlanan İhale İşlem dosyaları ile ilgili alınan ihale kararlarını ilgili birime bildirmek,

* İl Encümen üyeleri ödeneklerinin ödenmesiyle ilgili işlemleri takip etmek,

* İl Encümeni ile ilgili olabilecek genelge ve diğer mevzuatın takibi, tetkiki ve uygulamasını sağlamak,

* Encümen Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlatmak,

* Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,

* Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası ve arşivlenmesini sağlamak,

GENEL EVRAK  KAYIT  İŞLERİ

* Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı kayda almak, yetkili amire havale ettirilerek ilgili birimlere teslim etmek, giden evrakların kaydını yapmak ve ilgili yerlere posta veya elden zimmetli teslim etmek,

* Posta zarflı gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi gizlilik dereceli veya normal evrakları tasnif etmek, üzerindeki adres itibariyle gelen evrakın kuruma ait olup olmadığını kontrol etmek,

* Gizli, Çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarfların açılmadan ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak,

* Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenlemek ve aslı evrak tesliminde teslim alanın adı soyadı, imzasını almak, bir nüshası senedi hazırlayan birimce muhafaza edilmek üzere bu birime vermek,

* Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarf ve ayrı bir evrak üzerine yapmak,

* Gelen Evrakın tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını kontrol etmek,

* Gelen faksların normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak,

* Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile gönderilecek evrakları süresinde ve günlük olarak göndermek,

* Gelen evrakları bilgisayar ortamında kaydetmek,

* Kayıt yapılacak defterleri numaralandırma, mühürleme ve son sayfalarını yetkili amire imzalatmak,

İDARENİN GENEL ARŞİV İŞLERİ

* Kurum arşiviyle ilgili iş ve işlemleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütmek arşiv yönetmeliği, dosya tasnif ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve  uygulanmasını sağlamak,

* Kurum arşivine birimlerce verilen evrakları teslim almak ve muhafaza etmek,

* Süresi dolan evrakların yasal mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imhasını sağlamak,

BİLGİ İŞLEM İŞLERİ

* İdaremiz birimlerinin bilişim hizmet ve işlemlerinin; etkin, verimli, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayacak sistemler ve ağlar kurmak, sürekli ve kesintisiz işleyişini sağlamak,

* 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat gereğince sağlanan hizmetlere ilişkin trafik bilgilerini saklamak ve bu bilgilerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve gizliliğini korumak,

* İdare de kullanılan server bilgisayarların her türlü güvenliğini ve gizliliğini sağlamak yazılım güncellemelerini yapmak veya yaptırmak,

* Başta e-İçişleri Projesi olmak üzere İdareye bağlı birimlerde uygulanacak her türlü bilgi işlem projesi ile ilgili koordinasyon ve işbirliğini sağlamak,

* İdarenin internet sitesinin sürekli, güvenli ve güncel olarak yayınını sağlamak,

* İlçe birimlerine bilgi işlem konularında destek vermek,

* Açık Kapı ve CİMER başvurularını takip etmek ve gerekli yazışmalarını yapmak.

* İnternet üzerinden oluşturulmuş şikâyet ve önerileri almak ve değerlendirilmesini sağlamak.

* Birimlerden gelen faaliyet dokümanlarının kayıt altına alınarak bilgi bankasının oluşturmak.

* İl Özel İdaresi'nin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak dijital ortamda kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek.

* Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.

* Santralın bakım ve santral memurunun düzenli bir şekilde çalışmasını sağlamak,

* Mevzuat ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yapmak,

* Kurum genel brifing dosyasını 15 günlük, 3 aylık, 6 aylık ve 1 yıllık olmak üzere hazırlamak veya hazırlatmak.

SİVİL SAVUNMA

* Tasarruf ve güvenlik açısından musluk, pencere, elektrik v.b açık kalmamasına dikkat edilerek her gün mesai bitiminde kontrolünü sağlamak,

* Olası çıkabilecek yangın, deprem, sel, heyelan vb. durumlar için gerekli önlemlerin alınması ve ihtiyaç halinde kullanılacak eşyaların kullanımını öğretmek kontrolünü sağlamak,

* Asker ailelerine yardım ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,

* Terör mağdurları ile ilgili idari işleri ve işlemleri yapmak,

* İdareye bağlı hizmet ve ek hizmet binalarının güvenliğini sağlamak,

* Kurumda, hizmetin gereği olarak bulundurulmasına izin verilenler dışında, elektrikli alet vb. malzemelerin kullanılmamasını sağlamak,

* 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi ve Kontrolü Hakkında Kanun kapsamında denetimler yaparak kanun hükümlerine uyulmasını sağlamak,

* Yürürlükteki mevzuatlar (Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Yönerge, Genelge) doğrultusunda İl Özel İdaresinin Sivil Savunma iş ve işlemlerini yapmak, planlamalarda görev verilen servis ve ekip personellerini eğitmek ve devamlı hazır halde tutmak,

* Mevzuatlar çerçevesinde hazırlanan Sivil Savunma Planlarını güncel halde tutmak, güncelliğini yitirenleri yenilemek, planlama konusuna dahil olan kurum kuruluşlar ile koordineli bulunmak,

İDARİ HİZMETLER

* Resmi tatil ve bayram günlerinde çekilen bayrakların Türk Bayrağı Kanunu’nun 3. ve 7. maddesine uygun olmasına dikkat edilerek asılmasını sağlamak,

* Sabah mesai saatinden önce ve öğle mesaisi başlamadan önce hizmet  binasının temizliğinin yapılmasını sağlamak.

* Hizmet binasının haftada en az bir defa umumi temizliğini yaptırmak,

* Kalorifer dairesinin temizliği, kazanın yakılması ve kullanılmasını talimat dahilinde özen ile yerine getirilmesini sağlamak,

* Sivil Savunma Uzmanlığı görev alanına giren yazışmaları yapmak, muhafazası gerekli yazışma dosyalarında arşiv hükümlerine uygun olarak, her an denetime/teftişe hazır halde tutulmasını sağlamak,

* İhtiyaç halinde kurum genel brifing dosyası ile birleştirilmek üzere sivil savunma uzmanlığı brifing dosyasının hazırlanmasını sağlamak,

DİĞER HİZMETLER

* İl Özel İdaresine ait birimlerin (Valilik, Vali Konağı dahil) telefon, elektrik, su ve doğalgaz gibi hizmet bedellerinin takibi ve zamanında fatura ödemelerini yapmak,

* Vali Konağı ve Valilik Makamına mal ve malzeme alımına ilişkin iş ve işlemleri yapmak,

* Temsil, ağırlama, tören giderleri hakkında yönetmeliğe tabi mal ve hizmet alımları ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,

* Matbu evrak basım işlemlerini yaptırmak,

* İdareye ait her türlü kırtasiye, büro malzemesi, demirbaş (taşıt hariç) temizlik malzemesi ile diğer tüketim malzemelerinin alımını yapmak, ilgili birimlere dağıtmakla sorumludur.

* Taşıt görev emirleri düzenlenmiş olan binek araçları görev yerlerine sevk etmek ve kontrolünü sağlamak,

* Hizmet vasıtalarının kullanımında işin durumuna göre, birkaç iş birleştirmek suretiyle araç görevlendirmek, taşıt görev emri tanzim edilmeden hiçbir aracı göreve çıkarmamak,

* İl Özel İdaresi ve bağlı birim, tesis ve teşekkülleri yangın, sabotaj, hırsızlık gibi olaylara karşı korunması amacıyla; vardiyalar halinde nöbet hizmetini koordine etmek, nöbetçileri (Bina ve Mal Bakıcıları) denetlemek, takip ve kontrol etmek,