Mehmet ÇEPNİ
Yazı İşleri Müdür V.

GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Yazı İşleri Müdürlüğü; İl Genel Meclisi ve İl Encümeninin sekretarya hizmetleri, genel evrak ve kurum arşivi işlemleri, bilgi işlem hizmetleri, sivil savunma faaliyetleri ile İdarenin genel idari ve destek hizmetlerini yürütmekle görevlidir.

Müdürlük; karar organlarının düzenli ve etkin çalışmasını sağlamak, kurum içi ve kurum dışı evrak akışını yönetmek, bilgi ve belgelerin güvenli şekilde kayıt ve muhafazasını sağlamak, bilişim altyapısının sürekliliğini temin etmek ve İdarenin genel idari hizmetlerini ilgili mevzuat doğrultusunda yürütmek amacıyla gerekli çalışmaları gerçekleştirir.

1. İl Genel Meclisi İşleri

• İl Genel Meclisi üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek.
• İl Genel Meclisinde görüşülmek üzere sunulan teklif ve evrakların gündeme alınmasına ilişkin işlemleri gerçekleştirmek.
• İl Genel Meclisi gündemini hazırlamak, üyelere tebliğ etmek ve gerekli ilan işlemlerini yürütmek.
• Meclis kararı doğrultusunda toplantıların sesli ve/veya görüntülü olarak kayıt altına alınmasını sağlamak ve kayıtları muhafaza etmek.
• Toplantılara ilişkin ses kayıtlarını çözümleyerek yazılı tutanak hâline getirmek ve Meclis Başkanlık Divanının imzasına sunmak.
• Toplantı tutanaklarına uygun olarak İl Genel Meclisi kararlarını hazırlamak ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak.
• İl Genel Meclisi kararlarını ilgili mevzuat doğrultusunda Valilik Makamına göndermek.
• Kesinleşen Meclis kararlarını ilgili birimlere iletmek ve gerekli ilan işlemlerini gerçekleştirmek.
• İl Genel Meclisi tarafından komisyonlara havale edilen teklif ve önergelerin ilgili komisyonlara iletilmesini sağlamak.
• Komisyonlar tarafından hazırlanan rapor ve eklerinin Meclis üyeleri ve diğer ilgililere dağıtılmasını sağlamak.
• Meclis kararları, toplantı tutanakları ve komisyon raporlarını düzenli şekilde kayıt altına almak ve arşivlemek.
• Meclis kararlarının elektronik ortamda ilgili karar organları sistemine kayıt işlemlerini gerçekleştirmek.
• Yıl sonunda İl Genel Meclisi kararlarının düzenlenmesini, ciltlenmesini ve muhafazasını sağlamak.
• İl Genel Meclisi üyelerinin huzur hakkı ödemelerine ilişkin gerekli işlemleri yürütmek.
• Meclis Başkanlık Divanının çalışmalarına usul yönünden gerekli desteği sağlamak.
• İl Genel Meclisine ilişkin mevzuat, genelge ve diğer düzenlemeleri takip etmek ve uygulanmasını sağlamak.
• Meclis toplantı salonunun düzenlenmesini, kontrolünü ve toplantılara hazır hâlde tutulmasını sağlamak.

2. İl Encümeni İşleri

• İl Encümeni gündemini hazırlamak ve toplantı öncesinde üyelere ulaştırılmasını sağlamak.
• Araştırma, inceleme, eksiklik veya benzeri nedenlerle daha sonra görüşülmek üzere bekletilen tekliflerin süreçlerini takip etmek.
• Encümen gündemine ilişkin rapor, belge ve diğer dokümanların hazırlanmasını veya çoğaltılmasını ve ilgililere ulaştırılmasını sağlamak.
• İl Encümeni tarafından alınan kararları yazmak ve başkan ile üyelerin imzasına sunmak.
• İşlemleri tamamlanan Encümen kararlarını ilgili kurum, kuruluş ve İdare birimlerine iletmek.
• Encümen kararlarını elektronik ortamda ilgili karar organları sistemine kaydetmek.
• İl Encümeni kararlarını düzenli şekilde arşivlemek ve yıl sonunda ciltlenerek muhafaza edilmesini sağlamak.
• 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu kapsamında İl Encümeni tarafından gerçekleştirilen ihalelerde alınan kararları ilgili birimlere bildirmek.
• İl Encümeni üyelerinin ödeneklerine ilişkin işlemleri takip etmek.
• İl Encümenine ilişkin mevzuat, genelge ve diğer düzenlemeleri takip etmek ve uygulanmasını sağlamak.
• Encümen toplantı salonunun düzenlenmesini, kontrolünü ve toplantılara hazır hâlde tutulmasını sağlamak.

3. Genel Evrak Kayıt İşleri

• İdareye gelen her türlü resmî evrakı kayıt altına almak, yetkili amirin havalesine sunmak ve ilgili birimlere ulaştırmak.
• İdareden gönderilecek evrakların kayıt işlemlerini gerçekleştirmek ve ilgili yerlere posta, elektronik ortam veya zimmet karşılığında ulaştırılmasını sağlamak.
• Gelen evrakın tarih, sayı, ek, imza ve diğer şekil şartları yönünden gerekli kontrollerini yapmak.
• Gelen evrakı gizlilik ve ivedilik derecelerine göre tasnif etmek.
• Gizli, çok gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel nitelikteki evrakların ilgili mevzuat doğrultusunda işlem görmesini ve yetkili birimlere güvenli şekilde teslim edilmesini sağlamak.
• Gizlilik dereceli evrakların teslim ve kayıt işlemlerini ilgili usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirmek.
• Faks ve benzeri yollarla gelen resmî evrakların kayıt ve dağıtım işlemlerini yürütmek.
• Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmî taahhütlü ve benzeri nitelikteki gönderilerin süresi içerisinde ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak.
• Gelen ve giden evrakları elektronik ortamda kayıt altına almak.
• Evrak kayıtlarında kullanılan defter ve diğer kayıt araçlarına ilişkin gerekli onay, numaralandırma ve muhafaza işlemlerini gerçekleştirmek.

4. Kurum Arşivi İşleri

• Kurum arşivine ilişkin iş ve işlemleri ilgili mevzuat doğrultusunda yürütmek.
• Arşiv yönetimi, dosya tasnifi ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak.
• İdarenin birimleri tarafından kurum arşivine devredilen belge ve dosyaları teslim almak, düzenlemek ve muhafaza etmek.
• Arşivde bulunan bilgi ve belgelerin güvenliğinin ve gerektiğinde erişilebilirliğinin sağlanmasına yönelik gerekli tedbirleri almak.
• Saklama süresi dolan belgelerin ilgili mevzuat doğrultusunda ayıklama ve imha işlemlerini yürütmek.
• Kurum arşivinin denetim ve incelemelere hazır durumda tutulmasını sağlamak.

5. Bilgi İşlem Hizmetleri

• İdarenin bilişim hizmetlerinin etkin, verimli, hızlı ve güvenli şekilde yürütülmesini sağlayacak sistem ve ağ altyapısını kurmak veya kurdurmak.
• Bilgi işlem sistemlerinin ve ağ altyapısının sürekli ve kesintisiz çalışmasını sağlamak.
• İdarede kullanılan sunucu sistemlerinin güvenliğini sağlamak, gerekli yazılım ve sistem güncellemelerini yapmak veya yaptırmak.
• Bilgi sistemlerinde tutulan verilerin güvenliği, bütünlüğü ve gizliliğinin korunmasına yönelik gerekli tedbirleri almak.
• 5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında tutulması gereken internet trafik kayıtlarının saklanmasını, doğruluğunu, bütünlüğünü ve gizliliğini sağlamak.
• Başta e-İçişleri Projesi olmak üzere İdarede kullanılan veya kullanılacak bilgi işlem projelerinin uygulanmasına yönelik koordinasyonu sağlamak.
• İdarenin internet sitesinin sürekli, güvenli ve güncel şekilde yayınlanmasını sağlamak.
• İlçe birimleri ve diğer hizmet birimlerine bilgi işlem konularında teknik destek sağlamak.
• Bilgi işlem sistemleri, donanım ve yazılımların etkin kullanımına yönelik gerekli teknik çalışmaları yürütmek.

6. Başvuru, Bilgi ve Kurumsal Raporlama İşlemleri

• Açık Kapı ve CİMER üzerinden İdareye iletilen başvuruları takip etmek ve gerekli yazışmaları yürütmek.
• İnternet üzerinden İdareye iletilen şikâyet, talep ve önerileri ilgili birimlere yönlendirmek ve değerlendirme süreçlerini takip etmek.
• İdare birimlerinden gelen faaliyet bilgi ve belgelerini kayıt altına almak ve kurumsal bilgi bankasının oluşturulmasını sağlamak.
• İl Özel İdaresinin faaliyet ve çalışmalarının fotoğraf ve video olarak dijital ortamda kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlamak.
• Müdürlüğün görev alanındaki konulara ilişkin istatistiki çalışmalar yapmak.
• Kurum genel brifing dosyasını belirlenen dönemler itibarıyla hazırlamak veya hazırlatmak.
• Kurumun faaliyetlerine ilişkin ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelerin derlenmesini ve raporlanmasını sağlamak.

7. Haberleşme ve Santral Hizmetleri

• İdarenin telefon santralinin düzenli ve kesintisiz şekilde çalışmasını sağlamak.
• Santral sisteminin bakım ve onarım ihtiyaçlarının giderilmesini sağlamak.
• Santral hizmetlerinin düzenli şekilde yürütülmesini takip ve kontrol etmek.

8. Sivil Savunma ve Güvenlik Hizmetleri

• İl Özel İdaresinin sivil savunma iş ve işlemlerini ilgili mevzuat doğrultusunda yürütmek.
• Sivil savunma planlarını hazırlamak, güncel tutmak ve güncelliğini yitiren planları yenilemek.
• Sivil savunma planlamalarına dâhil olan kamu kurum ve kuruluşlarıyla gerekli koordinasyonu sağlamak.
• Sivil savunma kapsamında görev verilen servis ve ekip personelinin eğitimlerini gerçekleştirmek ve göreve hazır durumda tutulmasını sağlamak.
• Yangın, deprem, sel, heyelan ve benzeri afet ve acil durumlara karşı gerekli önleyici tedbirlerin alınmasına yönelik çalışmalar yürütmek.
• Acil durumlarda kullanılacak araç, gereç ve ekipmanların kullanımına ilişkin gerekli bilgilendirme ve eğitim çalışmalarını gerçekleştirmek.
• İdareye ait hizmet ve ek hizmet binalarının güvenliğine yönelik gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak.
• İl Özel İdaresi ve bağlı birim, tesis ve kuruluşlarının yangın, sabotaj, hırsızlık ve benzeri olaylara karşı korunmasına yönelik nöbet hizmetlerini koordine etmek, takip etmek ve denetlemek.
• Mesai bitimlerinde hizmet binalarının güvenlik, enerji tasarrufu ve yangın riski açısından gerekli kontrollerinin yapılmasını sağlamak.
• Kurum içerisinde izinsiz veya güvenlik açısından sakıncalı elektrikli cihazların kullanılmasının önlenmesine yönelik gerekli kontrolleri yapmak.
• 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi ve Kontrolü Hakkında Kanun kapsamında Müdürlüğe verilen denetim görevlerini yürütmek.
• Sivil savunma faaliyetlerine ilişkin gerekli rapor ve brifingleri hazırlamak.
• Asker ailelerine yönelik yardım işlemleri ile Müdürlüğün görev alanına verilen ilgili idari işlemleri yürütmek.
• Terör mağdurlarına ilişkin Müdürlüğün görev alanındaki idari iş ve işlemleri yürütmek.

9. İdari ve Destek Hizmetleri

• Hizmet binalarının günlük ve genel temizlik hizmetlerinin düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak.
• Hizmet binalarındaki ısıtma sistemleri ve kalorifer dairelerinin düzenli, güvenli ve talimatlara uygun şekilde işletilmesini sağlamak.
• Resmî tatil ve bayram günlerinde Türk Bayrağının ilgili mevzuata uygun şekilde asılmasını sağlamak.
• İl Özel İdaresine ait birimler ile görev kapsamında bulunan hizmet yerlerinin telefon, elektrik, su, doğal gaz ve benzeri hizmet giderlerini takip etmek ve faturaların süresi içerisinde ödenmesine ilişkin işlemleri yürütmek.
• Valilik Makamı ve Vali Konağının ihtiyaç duyduğu mal ve malzemelerin teminine ilişkin Müdürlüğe verilen iş ve işlemleri yürütmek.
• Temsil, ağırlama ve tören giderleri kapsamında gerçekleştirilecek mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri yürütmek.
• İdarenin ihtiyaç duyduğu matbu evrakların basım işlemlerini gerçekleştirmek veya yaptırmak.
• İdarenin kırtasiye, büro malzemesi, temizlik malzemesi, taşıt dışındaki demirbaşlar ve diğer tüketim malzemelerinin teminine ilişkin işlemleri yürütmek.
• Temin edilen malzeme ve demirbaşların ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.

10. Araç Sevk ve Koordinasyon İşleri

• Taşıt görev emri düzenlenen binek araçların görev yerlerine sevk edilmesini ve kullanımının takip edilmesini sağlamak.
• Hizmet araçlarının etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak amacıyla uygun durumlarda birden fazla görevin aynı araçla gerçekleştirilmesine yönelik planlama yapmak.
• Taşıt görev emri bulunmayan araçların göreve çıkarılmamasını sağlamak.
• İdari hizmetlerde kullanılan araçların görevlendirme ve sevk süreçlerini takip ve kontrol etmek.

11. Diğer Görevler

• Müdürlüğün görev alanına ilişkin resmî yazışmaları yürütmek.
• Müdürlüğün görev alanındaki bilgi, belge, karar, tutanak ve diğer kayıtların düzenli şekilde dosyalanmasını ve muhafaza edilmesini sağlamak.
• İlgili mevzuat, genelge ve diğer düzenlemelerde meydana gelen değişiklikleri takip etmek ve Müdürlüğün faaliyetlerine uygulanmasını sağlamak.
• Müdürlüğün görev alanına giren konularda İdarenin diğer birimleri ve ilgili kamu kurum ve kuruluşlarıyla gerekli koordinasyonu sağlamak.
• Müdürlüğün görev alanındaki faaliyetlerin denetim ve teftişe hazır şekilde yürütülmesini sağlamak.
• İlgili mevzuat ve Genel Sekreterlik tarafından Müdürlüğe verilen diğer görev ve sorumlulukları yerine getirmek.